Trong xu thế chuyển đổi số toàn diện của nền kinh tế, việc số hóa các giao dịch lao động đã trở thành yêu cầu tất yếu. Nghị định 337/2025/NĐ-CP ban hành không chỉ là một quy định pháp lý mới mà còn là dấu mốc quan trọng, thay đổi hoàn toàn phương thức thiết lập quan hệ lao động truyền thống bằng việc chính thức hóa hợp đồng lao động (HĐLĐ) điện tử.
1. Cột mốc thực thi và lộ trình vận hành hệ thống
Theo nội dung Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hành lang pháp lý cho HĐLĐ điện tử sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Tuy nhiên, điểm quan trọng mà các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là mốc thời gian ngày 01/07/2026 – thời điểm chậm nhất nền tảng HĐLĐ điện tử quốc gia phải đi vào vận hành chính thức.
Lộ trình này tạo ra một khoảng thời gian "đệm" ngắn để các đơn vị sử dụng lao động rà soát, chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật và thích nghi với quy trình ký kết mới. Việc nắm bắt tiến độ này giúp doanh nghiệp tránh được sự bị động, đảm bảo tính liên tục trong công tác quản trị nhân sự khi các cơ quan quản lý bắt đầu kiểm soát việc thực thi đồng loạt.
2. Giá trị chiến lược từ việc số hóa hợp đồng lao động
Chuyển đổi sang HĐLĐ điện tử không đơn thuần là thay đổi từ văn bản giấy sang định dạng số, mà là sự tối ưu hóa toàn bộ quy trình vận hành của bộ phận HR. Những giá trị thực tiễn mà phương thức này mang lại bao gồm:
Tối ưu hóa thời gian và khoảng cách: Quá trình ký kết có thể diễn ra ngay lập tức, mọi lúc, mọi nơi mà không bị rào cản bởi vị trí địa lý của người lao động và người sử dụng lao động.
Tiết giảm chi phí vận hành: Doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn chi phí in ấn, chuyển phát nhanh và không gian lưu trữ hồ sơ vật lý khổng lồ qua nhiều năm.
Quản trị dữ liệu tập trung: Khả năng truy xuất, thống kê và kiểm tra thông tin hợp đồng được thực hiện chỉ với vài thao tác, giúp báo cáo nhân sự trở nên chính xác và minh bạch hơn.
Bảo mật và an toàn pháp lý: HĐLĐ điện tử với chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung, khó có thể giả mạo hoặc thay đổi trái phép, từ đó bảo vệ quyền lợi tối đa cho cả hai bên khi có tranh chấp phát sinh.
3. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để thích ứng với quy định mới?
Để đáp ứng được yêu cầu của Nghị định 337 trước khi nền tảng vận hành đồng loạt, doanh nghiệp nên bắt đầu thực hiện các bước chuẩn bị sau:
Rà soát hạ tầng kỹ thuật: Kiểm tra tính tương thích của các công cụ chữ ký số và hệ thống quản trị hiện tại với tiêu chuẩn kỹ thuật mới.
Đào tạo đội ngũ: Phổ biến quy định pháp luật và hướng dẫn thao tác trên môi trường điện tử cho đội ngũ nhân sự và người lao động.
Chuẩn hóa quy trình nội bộ: Xây dựng lại luồng phê duyệt và ký kết hợp đồng sao cho phù hợp với môi trường số, đảm bảo tính chặt chẽ về mặt pháp lý.
Việc chủ động chuyển đổi sớm không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng lộ trình pháp luật mà còn thể hiện vị thế của một đơn vị hiện đại, sẵn sàng thích ứng với kỷ nguyên quản trị số.